KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” ya da “Kanun”) ve Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarıncaNecm Kimya Akaryakıt Ürünleri Medikal Malzemeler Sanayi Ve Ticaret Limited Şirketi’nin (kısaca “Necm Kimya” ya da “Şirket” olarak anılacaktır) yükümlülüklerini yerine getirmek ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi esasları ile silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla, veri sorumlusu sıfatıyla NECM KİMYA tarafından hazırlanmıştır.
Kısaltma | Tanım |
Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
İlgili Kullanıcı | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir. |
İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
Kanun/KVKK | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
Kayıt Ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi |
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
Kişisel Verilerin Silinmesi | Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi. |
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi | Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi. |
Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulu. |
Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
Periyodik İmha | Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
Verbis | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği veri kayıt sistemi. |
Veri Sahibi/İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. |
Yönetmelik | 28 Ekim 2017 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. |
İlgili kişiye ait kişisel veriler, NECM KİMYAtarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere, ilgili mevzuata uygun olarak uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:
Elektronik Ortamlar:
Fiziksel Ortamlar:
NECM KİMYA, kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket etmektedir:
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, NECM KİMYA tarafından özellikle ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile müşteri/abone ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, NECM KİMYA tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
1- NECM KİMYA tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:
2- İlgili kişi, KVKK’nın 11’inci ve 13’üncü maddelerine istinaden veri sorumlusuna başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
a- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; veri sorumlusu talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Veri sorumlusu, ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.
b- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa veri sorumlusu bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde bu Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
c- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep veri sorumlusunca KVKK’nın 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
3- Kişisel verilerin işlenmesine dair gerekli süre, ilgili mevzuatlarda öngörülen veya işlenme amaçları dikkate alınarak makul şekilde belirlenmelidir (KVKK md. 4/2.d) bendi).
Bu bağlamda faaliyet bazında belirlenen ilgili mevzuat hükümlerinin de gözetildiği saklama süreleri aşağıda yer almaktadır;
SIRA NO | Faaliyetin Adı veya Konusu | Saklama Süresi | Dayanak | |
1 | İnsan Kaynakları Süreçlerinde Personele Ait İşlenen Veriler | İş Akdi Sona Erdikten Sonra 10 Yıl | TBK Genel Zaman Aşımı | |
2 | Finans ve Muhasebe Süreçlerinde İşlenen Kişisel Veriler | Hukuki İlişki Sona Erdikten Sonra Birim Arşivinde 5 Yıl + Kurum Arşivinde 5 Yıl | VUK, TBK, TTK ve Gelir Vergisi Kanunuda Yer Alan İlgili Maddeler | |
3 | Satın alım ve satış süreçlerinin gerçekleştirilmesi | Sözleşmesel İlişki Sona Erdikten Sonra 10 Yıl | TBK Genel Zaman Aşımı | |
4 | İş ve Personel Koruyucu Donanımlarının temini ve zimmetlenmesi faaliyetlerinde kullanılan kişisel veriler | Sözleşmesel İlişki Sona Erdikten Sonra en az 15 yıl | 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği | |
5 | Kimlik, araç kartı ve kartvizit basım süreçleri | Personelin kurumla ilişiği kesilene kadar | KVKK md.4 | |
6 | Talep ve Şikayet yönetiminin yürütülmesi | Süreç Tamamlandıktan Sonra Birim Arşivinde 5 Yıl | KVKK md.4 | |
7 | Kamu kurumlarıyla resmi yazışmaların yapılması ve Dava takipleri | Hukuki İlişki Sona Erdikten Sonra 20 Yıl | KVKK md.4 | |
8 | Kurum içi disiplin süreçlerinin yürütülmesi | İş Akdi Sona Erdikten Sonra 10 Yıl | TBK Genel Zaman Aşımı | |
9 | Arabuluculuk süreçlerinin yürütülmesi | Hukuki İlişki Sona Erdikten Sonra 20 Yıl | KVKK md.4 | |
10 | Araç kullanan şoförler ya da araç tahsisi edilen çalışanlara ait kayıtların tutulması faaliyeti | Sözleşmesel ilişki sona erene kadar | Mevcut uygulama KVKK ile uyumludur. | |
11 | Konaklama faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi | Hukuki İlişki Sona Erdikten Sonra 2 Yıl | KVK Kurum Saklama İmha Politikası | |
12 | Yönetim Kurulu Süreçlerinin Yürütülmesi | Hukuki İlişki Sona Erdikten Sonra 10 Yıl | TTK | |
13 | Ziyaretçi Süreçlerinin Yürütülmesi | Ziyaret Sona Erdikten Sonra 2 Yıl | KVK Kurum Saklama İmha Politikası | |
14 | Kampüs çevresi ve içerisinin CCTV sistemi üzerinden izlenmesi ve kaydedilmesi | 1 Ay | Mevcut uygulama KVKK ile uyumludur. | |
15 | İSG İle ilgili Sağlık Verileri | İşten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl süreyle (Asbest, Mutojen veya Kanserojen Maddeye Maruz Kalan Personel Bakımından 40 yıl) | İSG mevzuatı | |
16 | Gelen ve giden evrak süreçlerinin yürütülmesi | Birim Arşivinde 5 Yıl + Kurum Arşivinde 25 Yıl | ||
17 | İletişim ve İş Süreçlerinin yürütülmesi sırasında işlenen kişisel veriler | Hukuki İlişki Sona Erene Kadar | KVKK md.4 | |
18 | Çalışan Adayı verileri | Olumsuz sonuçlanan adaylar bakımından 3 Yıl | KVKK md.4 | |
19 | Çalışanların Kişisel Verilerinin Yer Aldığı Ortamlara İlişkin Yaptığı Erişimlerin Log Kayıtları | 2 Yıl | 5651 Sayılı Kanun Gereği ve TİB (Telekomünikasyon İletişim Başkanlığı) Yönetmelikleri | |
20 | Çalışanların Kişisel Verilerinin Yer Aldığı Ortamlara İlişkin Yaptığı Erişim Yetkilendirmeleri, Kullanıcı tanımlamaları | İlgili Kişi İle Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden Sonra 10 Yıl | TBK Genel Zaman Aşımı | |
21 | Teslim tesellüm ve zimmet tutanaklarının tutulması | İlgili Kişi İle Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden Sonra 10 Yıl | TBK Genel Zaman Aşımı |
Yukarıdaki saklama süreleri sözleşmesel ilişki varsa tarafların sözleşmeden kaynaklanan yükümlülüklerine yerine getirmesiyle birlikte diğer faaliyetler bakımından sürecin tamamlanması ile başlar.
Saklama süresi dolan kişisel veriler, fiziksel ve kağıt ortamlarında saklanıyorsayukarıda yer alan imha süreleri çerçevesinde, en geç 6 aylık periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak kontrol edilmeli ve muhafaza süresinin dolduğu tespiti üzerine, departman sorumlusunun vereceği yazılı talimat üzerine departman çalışanı ilgili veriyi imha sürecini tamamlamalıdır. İmha işlemi bir tutanakla kayıt altına alınmalıdır.
Dijital ortamda tutulan veriler “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik”in8. maddesine göre silinme işlemine tabi tutulmalıdır. Bu maddeye göre silme kavramı verinin ilgili kullanıcılar için erişilemez hale getirilmesi anlamına gelecektir. Yine aynı yönetmeliğin tanımlar kısmına bakıldığında ise ilgili kullanıcı tanımının “Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri,”olarak belirtildiği görülmektedir. Bu kapsamda verilerin birimlerin erişim yetkisi dışına taşınmasıyla birlikte hukuki anlamda silme işleminin gerçekleşeceği söylenebilecektir. Bu işlemden sonra kanunda yer alan ölçülülük ilkesini aşmamak kaydı ile belirli bir süre sonra söz konusu veriler veri sorumlusunun sistemlerinden tamamen silinmek yoluyla imha edilmelidir. Bu aşamadan sonra ise kurumca kullanılan dijital ortamlarda (server/hard disk) belirli sürelerde üzerine yazarak silme (WİPE- Güvenli Silme) teknik tedbiri uygulanarak daha önce server/hard disklere kaydedilmiş olan veriler geri getirilemeyecek(recovery) şekilde temizlenmelidir.
NECM KİMYA tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler Kanun ve Yönetmelik’te sayılan kişisel veri işleme amaçlarının ortadan kalkması halinde NECM KİMYA tarafından re’sen yahut İlgili Kişinin başvurusu üzerine yine Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen teknikler ile imha edilecektir.
Her bir departman özelinde işlenen verilerin muhafaza sürelerinin dolup dolmadığını ve dolmuşsa bunların imha edilmesi hususlarındaki işlemleri talep konusunda departman sorumlusunun görevlendirilmesi ve bu görevlilerin her bir departman için özel olarak belirlenmiş olan muhafaza sürelerinin takibini gerçekleştirmesi, irtibat kişisinin de tüm departman sorumlularının bu muhafaza yükümlülüğünü yerine getirip getirmediğini denetlemesi yerinde olacaktır. Muhafaza süresinin dolduğu tespiti üzerine, departman sorumlusunun vereceği yazılı talimat üzerine departman çalışanı ilgili veriyi imha sürecini tamamlamalıdır.
Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla KVKK’nın 12. maddesindeki ilkeler çerçevesinde, NECM KİMYA tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
NECM KİMYA idari tedbirler kapsamında;
NECM KİMYA teknik tedbirler kapsamında;
Kişisel veri saklama ve imha sürecinde yer alan personelin unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına işbu Politikanın EK-1’inde yer alan listeden ulaşabilirsiniz.
NECM KİMYA kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, daha uzun süre işlenmelerine izin veren hukuki bir sebep bulunmaması halinde, kişisel veriler NECM KİMYA’nın politikasına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. NECM KİMYA, Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri resen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını seçer. İlgili kişinin talebi halinde ise, uygun yöntemi gerekçesini açıklayarak seçer.Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 (üç) yıl süreyle saklanır.
a.Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi:
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemdir. Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.NECM KİMYA, kendi organizasyonu içerisindeki ilgili iş biriminin kişisel verilerin işlenmesi için gerekli olan amacı ve saklama süresi sona erdikten sonra, bu iş biriminin ilgili kişisel verileri işlemesini engelleyecek teknik ve idari tedbirleri alır. Bununla birlikte NECM KİMYA, kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesi tekniklerinde Kurum’un yayınlamış olduğu “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi’ni” dikkate almakta ve bu rehberde yayınlanan örneklerden uygun olanını seçmektedir.
b.Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi:
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. NECM KİMYA, tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; veri sorumlusu, alıcı veya alıcı grupları tarafından; geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kişisel verilerin kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. NECM KİMYA, kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür. NECM KİMYA, bu teknikleri uygularken Kurum’un yayınlamış olduğu “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi’ni” dikkate almakta ve bu rehberde yayınlanan örneklerden uygun olanını seçmektedir.
KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır. NECM KİMYA tarafından hazırlanan işbu Politika26/02/2020 tarihinde yürürlüğe girmiştir. NECM KİMYA, Kanun’da yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurul kararları uyarınca ya da sektördeki gelişmeler doğrultusunda işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.
EK-1
Aşağıda belirlenen personel, görev ve sorumluluk listesi tavsiye niteliğinde olup Kurumunuzun iç işleyişi ve yapısına göre değişiklik teşkil edebilir. Bu durumda gerekli güncelleme ve revizenin yapılması tavsiye olunur. Hukuki Durum Analiz Raporu’nda da belirttiğimiz üzere; kişisel veri envanterinin periyodik olarak güncellenmesi konusunda daha önce ihdas edilmesi tarafımızca önerilen, muhafaza süreleri/imha işlemleri/veri güvenliği raporlamaları/envanter güncellemeleri/veri sorumlusuna başvuru/Kurul’a şikayet süreçlerini takiple görevlendirilecek birimin yetkilendirilmesi yerinde olacaktır.
PERSONEL | GÖREV | SORUMLULUK |
Arşiv Sorumlusu | İnsan Kaynakları | Kişisel verilerin imha edilmesi. |
Avukat | Sözleşmeli Avukat | İlgili kişilerin taleplerinin alınması, usulüne uygunluğunun kontrolü ve talebin cevaplanması. |
Muhasebe Personeli | Satış ve Muhasebe | Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha sürecinin yönetimi, ilgili kişilerin taleplerinin yanıtlanması için gerekli denetim ve kontrollerin yapılması. |
Finans | Finans Uzmanı | Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetiminin yapılması. |
İnsan Kaynakları Personeli | İnsan Kaynakları | Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetiminin yapılması. |